26 Ene
Documentos electrónicos

Documentos Electrónicos: Agiliza tu Comunicación en Internet

  • Por Samuel Noriega
  • Blog

¿Quién no ha pasado alguna vez por la difícil y estresante situación de no poder enviar un archivo o documento porque la paquetería ya cerró, el correo es muy tardado o la accesibilidad al documento es casi nula? Estamos seguros que por lo menos una vez en la vida nos ha sucedido. Por esta y muchas situaciones más, es que el Internet nos llegó a cambiar la vida. A través de él podemos enviar, recibir y generar documentos para obtener agilidad en la logística de los mismos.

Gracias a la aplicación de los avances en materia de informática y herramientas como el correo electrónico, entre otras plataformas de almacenamiento como la nube, dieron pie a que los emisores y receptores fueran capaces de leer mensajes, documentos y archivos que no necesariamente fueran en físico. Es entonces que se crearon los Documentos Electrónicos y a continuación te diremos cómo aprovecharlos óptimamente.

¿Qué son los Documentos Electrónicos?

Simple y sencillamente son los elementos que tienen como soporte un material que funciona, que puede ser leído, visto o reproducido a través de distintos tipos de dispositivos electrónicos. Comúnmente, el contenido de estos archivos conlleva un proceso de codificación mediante protocolos informáticos y códigos de carácter digital para resguardarlos en la Red. Gracias a esto, según sea la decisión del emisor, solo la parte a la que sea enviada tendrá la posibilidad de poder acceder a él ya sea para modificarlo en su defecto solo leerlo.

Hace algunos años el uso de estos era un tema controversial porque existía el miedo de que al utilizarlos no se les diera la validez o respaldo suficiente. Es por ello que para incrementar la gestión y envío de los mismos, se decidió adoptar medidas que garantizaran su legalidad, autenticidad y originalidad. Algunos de los elementos que debemos de identificar para que se compruebe si legitimidad, son por ejemplo:

  • Fecha de creación
  • Fecha de publicación
  • Autor, Titular o Emisor
  • Utilización de la Firma Electrónica Avanzada
  • Utilización del Código o Certificado de Verificación

Los anteriores puntos dan la pauta a coordinarse con las partes en comunicación para que no se dé lugar a engaños, fraudes o estafas por parte de los ciberdelincuentes.

Asimismo, para garantizar un nivel óptimo de seguridad donde la prioridad sea que los documentos estén resguardados en la Red, es importante el aplicar medidas como:

Administración y Almacenamiento de Archivos Electrónicos

Al poner en práctica la administración electrónica, podremos tener la virtud de incorporar las ya tan utilizadas tecnologías de la informática y la comunicación. Desde dos puntos de vista fundamentales para el éxito de nuestra empresa nosotros podremos agilizar procesos, dejando de lado el manejo incesante de papelería y ahorrando espacio además de costos. Por otro lado, obtendremos la satisfacción del cliente pues la accesibilidad y manejo de los mismos estaría siempre disponible. Sin dudas la comunicación entre ambas partes no sería una complicación.

Respecto al almacenamiento, es importantísimo el utilizar una plataforma como la Nube. Este modelo está basado en espacios virtuales donde puede tener guardados sus archivos y disponibles para cuando usted decida utilizarlos. Según sea la necesidad del usuario será la capacidad de alojamiento que contrate además de lo que quiera realizar, como trabajos en equipo, solo almacenamiento o compartir archivos en grupo. Algunos ejemplos de este servicio son Dropbox, Google Drive, ICloud, OneDrive, entre otras y en el caso de documentos electrónicos en la modalidad de CFDI se pueden utilizar además los sistemas de los PAC autorizados por el SAT.

Las formas en que se puede acceder al almacenamiento en la nube son:

  • La que el cliente decida
  • servicio web (web service)
  • interfaz de usuario (interfaz web)
  • interfaz de programación de aplicaciones (API)

De igual forma, al utilizar el Control de Versiones, usted podrá tener un sistema de almacenamiento para los elementos que gestionará, ya sean videos, imágenes, documentos, etc. Realizar modificaciones, ediciones o movimientos de los mismos; Un registro de cada una de las acciones que realice con cada uno de ellos con la posibilidad de volver al original e informes de estados y versiones.

Disfrute desde hoy el manejar sus documentos a través de la Red para que goce de accesibilidad, disponibilidad y autenticidad de su información.



Samuel Noriega es un experto en tecnología y marketing digital. Es colaborador de Reachcore desde 2011. Siguelo en Google o en LinkedIn