08 Sep
Anexo 24 SAT 2015

El Almacenamiento de Facturas Electrónicas

En México los contribuyentes que usan Factura Electrónica (CFD y CFDI) han estado creciendo en forma sostenida desde su introducción en el 2005.  ¿Estamos como emisores o receptores de Factura Electrónica seguros de que las estamos almacenando correctamente?

Las Facturas Electrónicas tienen una doble naturaleza, como un documento comprobatorio para fines fiscales y, como un documento que cumple un fin comercial al reflejar una transacción de compra venta.  Esto hace que la Factura Electrónica deba cumplir lo que estipulan las legislaciones fiscal, en el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento, la Resolución Miscelánea y sus Anexos y, comercial, en el Código de Comercio.

La Resolución Miscelánea Fiscal del 1 de julio de 2011 en la regla I.2.7.1.2. Almacenamiento de CFDI dice:

Para los efectos del artículo 29, fracción V, tercer párrafo, del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

El SAT considerará que se cumple con los requisitos para almacenar los CFDI establecidos en esta regla, cuando los contribuyentes almacenen y conserven los citados comprobantes sujetándose estrictamente a lo dispuesto por la Secretaría de Economía en la Norma Oficial Mexicana No. 151 vigente (NOM-151), publicada en el DOF y mantengan en todo momento a disposición del SAT los elementos necesarios para su verificación y cotejo

Esto tiene las siguientes implicaciones:

  • Tanto el emisor como el receptor de Facturas Electrónicas deben almacenarlas en formato xml.  No es válido para fines fiscales el almacenar las representaciones impresas o los PDF.
  • El almacenamiento debe hacerse en un medio seguro utilizando la NOM 151.

Por otro lado, el artículo 49 del Código de Comercio dice:

Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta. La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial emitirá la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos.

La norma a la que se hace referencia es la “NOM-151-SCOFI Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos”, misma a la que hace referencia la Resolución Miscelánea. La NOM-151 establece los mecanismos de cómo se puede asegurar que un documento electrónico no ha sido alterado desde su emisión, cosa que se logra a través de una Constancia que es emitida a través de terceros confiables autorizados por la Secretaría de Economía.  En una entrada al BLOG en la siguiente semana, comentaremos en cómo se usa y obtiene la NOM-151.

Concluyendo, es obligatorio el almacenar las Facturas Electrónicas en formato xml por diez años obteniendo constancias NOM-151 de un tercero autorizado por la SE.  Cuidado, no pensemos que por almacenar los PDF o las representaciones impresas estamos cumpliendo la ley.