07 Sep
Factura electrónica

Factura Electrónica

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica, también conocida como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es un documento digital –generado y respaldado utilizando totalmente medios digitales– que funciona como una prueba de la transacción entre un comprador y un vendedor ante las autoridades fiscales.

Una factura electrónica es un contrato donde el vendedor o prestador del servicio se compromete a entregar al cliente el producto o servicio solicitado; a su vez obliga al solicitante a realizar el pago acordado en el documento digital.

Una factura electrónica tiene la misma validez que la impresa desde que en mayo de 2004 fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un esquema de comprobación fiscal válido. Los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal definen lo que es una factura electrónica y específicamente cómo puede ser generada, transmitida y resguardada.

Cada CFDI que emite el prestador de servicios cuenta con un sello digital conocido como Firma Electrónica Avanzada (FIEL) que le da validez ante el SAT, es un código que funge como resumen del contenido de la factura y que incluye también un número especial para cada transacción.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Ésta se identifica por tramitarse totalmente en forma informática.  La entrega de la factura al cliente se realiza también mediante un sistema de comunicaciones digital. Un CFDI se realiza en dos pasos: el proveedor de servicios incluye en la factura digital los datos del comprador como lo hacía en su versión en papel; posteriormente la firma con su certificado electrónico.

Después, el emisor envía la factura al cliente mediante métodos electrónicos como el correo electrónico o el cliente mismo puede guardar el archivo en un CD o memoria USB. Al terminar este proceso la primera vez, de ahí en adelante será fácil saber cómo hacer una factura electrónica que garantice siempre que la persona física quién firmó el documento digital sean quien dice ser y que el contenido del comprobante no haya sido alterado.

No es necesario tener un software especial para saber cómo hacer una factura electrónica, ésta se realiza casi de la misma manera que las de papel con la diferencia de que se firma electrónicamente y se envía al cliente de la misma manera.

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Formatos para factura electrónica

Hay una regulación por parte del SAT en relación a los formatos para una factura electrónica. Por ahora, el formato XML, definido por el SAT como ideal para transmitir y almacenar datos fiscales y comerciales como por ejemplo, códigos de barras, es el obligatorio.

El formato PDF se utiliza solo para que se pueda generar una representación impresa de la factura digital. Ahora bien, las impresiones de los CFDI deberán cumplir con los requisitos señalados en la fracciones I, II, III, IV, VI y VII del artículo 29-A del Código del SAT, como son: nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal, Registro Federal de Contribuyentes de quien expide el documento digital, folio, lugar y fecha de expedición, Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expide el comprobante fiscal, importe total, monto de los impuestos y número y fecha del documento aduanero, si es que se realizó una importación.

Los formatos para factura electrónica impresos también tienen que cumplir con los requisitos establecidos en las reglas de operación: la cadena original con la que se generó el sello digital, sello digital, número de serie del certificado de sello digital, número de referencia bancaria y/o número de cheque con el que se efectúe el pago y la leyenda “Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital”.

Por ahora el cambio de factura impresa a CFDI se hará gradualmente, es decir, coexistirán ambas maneras de entregar un comprobante fiscal, sin embargo, una vez que una persona o empresa da de alta en el SAT sus facturas digitales, no podrá entregar ambos tipos de comprobantes.*

Desde en ese momento en adelante sólo podrá entregar a sus clientes documentos digitales con las características mencionadas con anterioridad. El cambio no es difícil, lo fundamental es conocer los formatos para los CFDI y entender cómo emitirla de forma correcta, lo demás vendrá solo y podrá reportar sólo beneficios para usted como, por ejemplo, menos gastos en papelería y facilitación de los trámites usuales que se llevan a cabo en formato de papel.

*A partir del primero de enero de 2014 todos los contribuyentes estamos obligados a utilizar la factura electrónica.



Samuel Noriega es un experto en tecnología y marketing digital. Es colaborador de Reachcore desde 2011. Siguelo en Google o en LinkedIn