15 Ene
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Facturar en Línea: Lo que Necesitas Saber al Momento de Comenzar

  • Por Samuel Noriega
  • Blog

Las empresas que han aplicado el método de facturar en línea gozan de un sistema funcional alimentado por el ahorro tanto en costos como en procesos. En este artículo te enseñaremos los conceptos que necesitas saber sobre la facturación en línea y aprovechar así sus beneficios.

La facturación en línea, además de ser un modelo fácil de verificar y de rastrear, resulta ser un método práctico para realizar las declaraciones anuales de tus impuestos y así enviarlos a la entidad regidora SAT. Este procedimiento ha dejado de lado la manera tradicional de realizar dicho trámite, el cual era a través de un papel y protocolos que iban encaminados a ir al SAT, tiempos de proceso, costos, archivo, etc.

A partir de la entrada en vigor de la obligación de emitir CFDI por parte de todos los contribuyentes en México, los beneficios de adoptar esta modalidad de emisión de comprobantes fiscales ha permitido ahorrar costos a las empresas y al SAT elevar la recaudación fiscal. El no emitir facturas en línea podría hacerte acreedor a una multa o diversos cargos.

¿Qué es el Comprobante Fiscal?

El nombre con el que se conoce a los archivos que surgen al Facturar Electrónicamente son los comprobantes fiscales digitales por internet: CFDI. La forma en que se obtienen será al adquirir algún bien o servicio que genere un costo y necesite por Ley ser notificado al SAT.

Características del Comprobante Fiscal Digital por Internet

  • Como venimos diciendo, el archivo que se genera una vez que utilizamos este medio de declaración será electrónico.
  • El formato en el que estará la Factura Electrónica será un archivo XML y en su defecto en PDF.
  • Contienen la validez de sus elementos pues son oficiales ante el SAT
  • La información que se detalla en el comprobante tiene el respaldo de quien la emite y a donde va dirigida.

¿Cómo facturar en línea?

Para comenzar a facturar en línea debes tener en cuenta que hay requisitos previos, los cuales contemplan elementos que van encaminados al mismo trámite como son:

  • Certificado de Sello Digital: Este documento es el que ratifica y garantiza la identidad de quien realiza la emisión con su clave pública a través de una Autoridad de Certificación. La forma de obtenerlo es con tu clave FIEL. Basta con solicitarlo una vez, por lo que no será necesario estar solicitando cada que vaya a emitir. Hay dos opciones por las cuales puede adquirir el certificado, una es que puedes ir directamente al SAT o la otra que sea a través de SOLCEDI, la cual más adelante te describiremos.
  • Clave FIEL: La Firma Electrónica Avanzada conlleva ciertos elementos que tienen como principio fundamental el legitimar la persona que está emitiendo el mensaje. La firma electrónica tiene la validez que una manuscrita y es el protocolo que la rige pero electrónicamente. Brinda la seguridad y respaldo necesario, además de verificar si el documento no ha sido modificado. En pocas palabras, esta herramienta te permitirá firmar de una manera electrónica aquellos documentos que tengan que ver con el SAT como si lo hicieras en físico.
  • Clave Pública y Privada: El protocolo que utilizan estas claves son a partir de elementos criptográficos y tienen como fundamento el brindar autentificación del CFDI entre su persona, emisor y receptor. La forma en que estas claves trabajan será como si se tratara de una llave y una puerta, donde la persona en contacto al emisor obtendrá acceso solo si quien emite el mensaje lo decide. Las dos claves pertenecen a la misma persona que ha enviado el mensaje. El propietario deberá guardarla para que nadie acceda a ella. Gracias a la criptografía se garantiza que las claves se puedan generar una vez, por lo tanto que se pueda tener claro que no puede haber dos claves iguales.
  • Se realiza a través de un PAC, Proveedor Autorizado de Certificación y este lo es por parte del SAT. Tiene la capacidad de facilitar el proceso y otorgar al solicitante la información necesaria para llevar a cabo el trámite con legalidad y validez.
  • Timbrado Electrónico: Da validez al archivo XML y la vigencia que tendrá el Sello Digital. Esto es requisito fundamental para que se corrobore la identidad de quien emite. completamente necesario para corroborar la identidad del emisor.
  • Ensobretar: Crear un archivo a partir de los Sellos Digitales para dar aún más autentificación y validez al archivo creado con anterioridad.

Elementos para facturar en línea

Dentro de las oportunidades que tienes durante el inicio de emisión está aquella donde puedes contratar los servicios de una unidad intercesora y así esta entidad te asesore y logres una óptima comunicación entre tus declaraciones y el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

El portal que apuntala a ser de los principales medios donde se dé atención para que se lleve a cabo la facturación en línea es Reachcore, y a través de su plataforma es como te explicaremos la manera en que emitirás tus CFDI:

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  • Paso 1: Te das de alta en el portal al crear una cuenta, donde se te otorga un periodo de prueba gratuita de 30 días.
  • Paso 2: Al hacer la cuenta verás que hay distintos sitios para desglosar:
  • Paso 3: En el primero apartado corresponde a el de Mi cuenta  donde verás el estado de la misma, en un segundo apartado verás la sección Búsqueda, donde podrás acceder con especificaciones y consultar las CFDI que hayas emitido. En un tercer apartado se encuentra Emitir donde se realiza la emisión en si del comprobante fiscal.
  • Paso 4: Llenar la información correspondiente que se te solicite y seguir paso por paso hasta que llegue el de solicitar la validez del proceso mediante el ingreso de firma electrónica avanzada, sello digital y timbrado. Esto durará solo una cuestión de minutos y listo, habrás comenzado a facturar.

Beneficios de facturar en línea

  • Disponible para verificación las 24 horas los 7 días de la semana los 365 días del año
  • Contiene estatutos de integridad pues el sitio que las emite y recibe obtiene la información fidedigna de quien la envía.
  • El CFDI no puede ser modificado de ninguna manera ya que contiene un folio y vigencia.
  • El ahorro en papel será aproximadamente del 60% y del espacio un 50%.
  • Las auditorías se agilizarán un 70%.
  • Cero posibilidades de falsificación con buen resultado.
  • Validez oficial.
  • Renombre de la empresa por su actualizado sistema y servicio a quien lo solicita.
  • Agilidad en la comunicación entre proveedor y empresas.
  • Precisión.
  • Incremento de la productividad.
  • Reducción en tiempos de operación.
  • Control y gestión de los archivos creados.
  • Eficiencia y responsabilidad.
  • Así mismo el Sistema de Administración Tributaria SAT comunica que será obligatorio el almacenamiento de los mismos.

¿Qué Función y Responsabilidades tienen los PAC?

  • Los Proveedores Autorizados de Certificación, como antes se dijo, son aquellas personas que tienen la validez del SAT para poder crear y enviar los certificados digitales a dicha dependencia. Pueden ser generados en dicha plataforma y contener todos los elementos que son necesarios para declarar nuestros impuestos.
  • Su obligación es enviar, gestionar y asesorar el trámite de emisión de CFDI.
  • El tiempo en que deben realizar el timbrado debe de tener un máximo de 72 horas.
  • El servicio que ponga a disposición debe ser básico pero especializado, profesional y con certificación.

Por lo tanto, el que contrates los servicios de un PAC hará todavía más sencilla la experiencia, como antes se mencionó en primera línea es que la información dentro de las plataformas ya viene digerida para que solo sigas los pasos o en su defecto contactes con los encargados y facilitadores para que te asesoren cual sea que sea tu duda.

De igual forma la disponibilidad en Reachcore es completamente sin fisuras, lo que quiere decir que sea cuando sea tu cuestionamiento obtendrás la respuesta inmediata, ya sea por parte de una llamada o por el medio de correos electrónicos. Da click aquí para crear tu cuenta gratis

SOLCEDI

Este medio es el facilitador que tiene como función el agilizar los trámites que se realizan y van dirigidos al SAT. Es un programa que puede ser descargado a tu dispositivo móvil y con ello tener siempre disponible el asesoramiento debido. El motivo de creación de este programa es que se puedan generar los archivos de requerimiento como claves privadas, FIEL, etc.

Con esta herramienta también tendrá la facilidad de tramitar una renovación del Certificado de la FIEL. Se puede tramitar desde la su hogar, oficina o dispositivos sin que tenga que ir de manera presencial a la dependencia.

Como antes dijimos, las ventajas que puedes obtener con el uso de este medio son de diversa índole para tu empresa y la principal será el ahorro de dinero y tiempo. No lo pienses más y comienza a beneficiarte al facturar en línea.



Samuel Noriega es un experto en tecnología y marketing digital. Es colaborador de Reachcore desde 2011. Siguelo en Google o en LinkedIn