12 Sep
CFDI - Factura electrónica

Los dos sabores de la factura electrónica: supply chains y empresas de servicios

Es curioso, pero la factura electrónica realmente tiene más de 40 años en le mercado. ¡40 años! La diferencia es que hace 40 años la factura electrónica estaba enfocada en comunidades de comercio electrónico B2B muy específicas. Hoy en día, se ha propagado a todos los tipos de usuario que gozan de actividades comerciales.

Un poco de historia

Los primeros estándares de la factura electrónica consistían en lo que se conoce hoy como el EDI (Electronic Data Interchange). Estos intercambios de documentos electrónicos se promovieron mucho por General Electric y AT&T, el resultado de estas dos iniciativas dieron como resultado empresas líderes de B2B en el mundo, conocidos como GXS y Sterling Commerce. (Sterling Commerce fue recientemente adquirido por IBM). La cantidad de infraestructura que se requería para implementar una comunidad B2B con EDI era muy alta, ya que no existía el Internet como lo conocemos hoy. Redes específicas como el X.12 se tuvieron que montar entre clientes ancla y todos sus proveedores, esta inversión solamente la podían hacer pocas empresas.

Con el tiempo se fueron desarrollando estándares para el EDI, tal como el EDIFACT y el EDI X.12 (en Europa y Estados Unidos, respectivamente). Después en los 90 las Naciones Unidas intentó desarrollar un nuevo estándar basado en XML, llamado ebXML, pero su penetración fue ligera porque muchas empresas no querían tirar y volver a invertir en un nuevo estándar, aunque fuera superior.

Estos estándares contemplaban la estructura de los documentos de comercio electrónico y los datos que deberían de contener, dentro de ellos se encontraba la factura electrónica. Otros documentos involucrados en el proceso de compra y venta, y que fueron definidos como parte de los estándares, fueron órdenes de compra, notificaciones de embarque, entre otros.

Entran las autoridades

Estas comunidades de comercio electrónico, al expandir y salir de Estados Unidos y Europa querían aprovechar las mismas ventajas de ahorros de costos y eficiencia que tenían en sus países de origen. Sin embargo, encontraron que las leyes de diferentes países no permitían la que los documentos fiscales se manejaran de forma electrónica y empezaron a promover mucho el uso de estas nuevas tecnologías. En México, por ejemplo, unas de las empresas que más impulsó el uso de la factura electrónica fue Wal-Mart de México.

Muy pronto las autoridades, tal como el SAT en México, se dieron cuenta que para ellos y el país también tenía muchos beneficios, sobre todo en temas de eficiencia de recaudación de impuestos. Además, la economía de forma agregada estaría operando de una manera más eficiente, lo que podría traer beneficios en competitividad, atracción de inversión extranjera, transparencia, tecnologías verdes, entre otros. Es aquí cuando las autoridades se pusieron de acuerdo y publicaron leyes y reglas para permitir el uso de la factura electrónica.

Beneficio para todos los contribuyentes

Las primeras empresas en adoptar la factura electrónica, naturalmente, fueron aquellos que tenían esquemas similares en otros países. Empresas del sector Retail (Cadenas Comerciales), Automotriz, Farmacéutico, etc empezaron a exigir de sus proveedores el uso de la factura electrónica, entre otros documentos. Estas cadenas de suministro empezaron a enviar y a recibir Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), además de incorporar otros documentos en el proceso.

Sin embargo el SAT empezó a obligar a que todos los contribuyentes empezaran a emitir y recibir facturas electrónicas, entonces empresas que tradicionalmente no estaban heredando mejores prácticas de otros países también empezaron a intercambiar facturas electrónicas. Ok, es correcto, no todos queremos estar bajo la lupa del SAT, pero los beneficios son mucho mayores a los dolores de tener al SAT al 100% al día con cuánto les debes, algunos beneficios incluyen:

  • Se aceleran las cuentas por cobrar. Si tu cliente recibe la factura electrónica más rápido, entonces vas a recibir tu dinero más rápido.
  • Ahorro en administración de documentos. Aunque tal vez no nos guste admitirlo, la impresión, envío y resguardo de documentos basados en papel tiene un costo. Los ahorros de migrar a la factura electrónica casi siempre son sustanciales.
  • Herramienta de promoción ágil. Si estás mandando tu factura electrónica a un cliente, ¿por qué no promocionar tus servicios? Siempre es más fácil venderle a un cliente cautivo que a uno nuevo. La factura electrónica o estado de cuenta electrónico permite la administración de mensajes a la medida y en tiempo real, aprovechando mejor el enlace con tu socio de negocio.

Separación de tipo de soluciones de factura electrónica

¿A qué nos lleva todo esto? Bueno, ahora el mercado está separado en ofrecer dos tipos de soluciones de factura electrónica:

  • Soluciones para personas físicas o empresas de servicios que solamente necesitan enviar y recibir la factura electrónica a su cliente o proveedor, respectivamente.
  • Soluciones para cadenas de suministro que requieren de estándares específicos de factura electrónica, servicios de envío, Addendas específicas, servicios de integración y documentos electrónicos adicionales para cerrar el flujo compra / venta.

Por ejemplo, si eres proveedor de Wal-Mart de México, tendrás que enviar tu factura electrónica (CFD o CFDI) de una manera muy específica: con una Addenda en EDIFACT, en donde se deben incorporar datos de documentos complementarios, tal como la órden de compra correspondiente, número de proveedor GLN, envío de CFD o CFDI por AS/2, entre otros. Es un proceso algo complejo y requiere de proveedores de nicho para que se implemente la solución de forma exitosa, no solamente para probar el flujo completo con tu cliente sino también para integrar el proceso de envío y recepción de factura electrónica con sistemas internos, tal como los ERPs.

En cambio, si eres una persona física o empresa dedicada a vender servicios, tal como un médico, dentista, agente de seguros, empresa de diseño gráfico, empresa de limpieza, despacho legal, etc., es muy probable que el esquema de factura electrónica sea más simple. Es decir, no hay tantos requisitos complementarios para poder generar o recibir la factura electrónica. Los proveedores de estos nichos se enfocan más en temas de usabilidad de la interfaz de la aplicación, administración simple de reglas de envío y recepción, entre otros.

Es posible que una empresa venda las dos soluciones generales de factura electrónica. Si eres una empresa de una comunidad de comercio electrónico específico, asegúrese que el proveedor que esté evaluando tenga experiencia con otros proveedores en el sector. Si es una empresa de servicios, solicite una demostración de la aplicación o una cuenta demo gratuita, para ver si la experiencia de usuario cumple con sus expectativas.