06 Nov
Organiza, produce y gana

Manejo de eDocumentos para eficientar el pago de impuestos y administración

Ser más eficientes en el pago de impuestos y en la administración de la empresa nos permite centrarnos en nuestro negocio y obtener una mejor posición en el mercado, algo vital en un mundo donde la tecnología está provocando volatilidad entre las empresas.¿Por qué la quinceañera Google o Apple son hoy referencias mientras que  empresas como Kodak desaparecen? Por la tecnología. Pues esa misma herramienta que sirve para vender, puede ser usada como la piedra angular en la estructura de una empresa. Y un buen ejemplo son los edocumentos, como la facturación electrónica, las agendas de clientes o las firmas de documentos.

eDocumentos o Documentos Eléctronicos: Ventaja productiva para las empresas

La mayoría de las empresas confían hoy día en el papel y en una persona, que suele ser un contador. En las pymes el contador suele ser ajeno a la empresa. ¿Qué ocurre cuando cambiamos de profesional de los impuestos? Que durante la transición de los datos vas a perder eficiencia y puede que hasta pagues más impuestos. ¿La razón? Que los documentos físicos deben ser trabajados a mano: fotocopiados, ordenados, trasladados, respaldados…Mientras que los edocumentos tienen la característica de ser omniaccesibles: se pueden localizar desde cualquier sitio.  Esto permite que cualquier documento electrónico que esté en Internet o en una Intranet pueda ser usado en cualquiero momento. Esto permite una mayor eficiencia. Un claro ejemplo: ¿qué ocurre si nos trasladamos de oficina o de ciudad? Que tan pronto como tengamos electricidad e Internet, podemos trabajar como siempre. De otra manera, tendremos que esperar a que se complete la mudanza, perdiendo días de trabajo.

Tal vez no podamos dejar de pagar impuestos, pero hacerlo de una forma eficiente, rápida y menos costosa, ayudará a alcanzar la excelencia a la empresa. Por ejemplo, al digitalizar las facturas podemos automatizar la contabilidad: cuánto ingresamos y cuánto tenemos que pagar de impuestos. Podemos conocer el beneficio bruto y el beneficio neto de manera instantánea. Eso nos hace ganar velocidad. Esta misma ventaja se puede conseguir con otras actividades económicas como por ejemplo nóminas, compras…permitiendo enfocarte en tu core business en vez de en la administración.

México es líder en soluciones de edocumentos. Existen cientos de archivos que se pueden digitalizar: desde carteras de clientes y la gestión de ellos (CRM), hasta impuestos (ERP) y contenidos (CMS).

Los CRM han conseguido hacer más eficiente la relación entre las empresas y los potenciales clientes, analizando cuáles son los mejores agentes de ventas y cuáles potenciales clientes hemos perdido. Los ERP ayudan a administrar las cuentas de un negocio y a recordar las facturas (ya no tienes que cargar con una agenda, poco eficiente, especialmente si la olvidas, pierdes, se moja…). Y los CMS ayudan a acercarse más a los potenciales clientes a través de notas de prensa, conocimiento…impulsando un marketing más cercano y segmentado que el de los medios tradicionales y ífsicos.

4 documentos que pueden ser edocumentos

  1. Calendario de actividades. Su ventaja, puedes actualizar y compartir actividades con trabajadores que no estén en la misma ciudad u oficina y hacer cancelaciones a última horac con clientes…así no tendrás que esperar de más
  2. Facturación electrónica y facturas electrónicas
  3. Contratos. La firma electrónica es tan legal como la escrita. Esto permite acelerar tratos entre diferentes compañías
  4. Agenda de clientes. Los CRM permiten tener un mejor seguimiento de los clientes y ayuda a cerrar más contratos


Samuel Noriega es un experto en tecnología y marketing digital. Es colaborador de Reachcore desde 2011. Siguelo en Google o en LinkedIn